Zapraszamy do naszego poradnika – krok po kroku – jak zgodnie z przepisami KPC poddać spór pod rozstrzygnięcie sądu polubownego IGBiNT.

Zanim zaczniesz – co z moją prywatnością?

Wiele zależy od przyszłego regulaminu sądu polubownego przy IGBiNT. O ile wybrany arbiter zobowiązany jest do poufności, już ze względu na sam charakter swojej funkcji, o tyle nawet tak istotny element arbitrażu, którym jest poufność postępowania, może być różnie przewidziany w regulaminach sądów arbitrażowych.

Dla przykładu Sąd Polubowny do spraw Domen Internetowych przy Izbie Informatyki i Telekomunikacji w artykule 37 swojego regulaminu dotyczącego poufności postępowania zwraca uwagę na dużą dowolność prezesa sądu w publikowaniu na stronie lub udostępnianiu orzeczeń mediom, dając stronom jedynie możliwość wyłączenia określonych danych umożliwiających zidentyfikowanie stron w terminie 14 dni od doręczenia wyroku.

Z kolei regulamin Sądu Arbitrażowego przy Konfederacji Lewiatan przy zachowaniu przez stronę również terminu 14 dni od doręczenia wyroku pozwala wyrazić brak zgody na ewentualną publikację przez sąd, przy czym brak sprzeciwu strony oznacza domyślną zgodę. Jakkolwiek §4 regulaminu, który te kwestie reguluje, zawiera wskazanie, że ewentualne udostępnienie przez sąd możliwe jest i tak przy zachowaniu anonimowości stron.

Bardziej lakonicznie sprawę poufności rozwiązuje regulamin Krajowego Sądu Arbitrażowego w Warszawie (publikujący swoje orzecznictwo na stronie sądu z zachowaniem anonimowości stron). W tym przypadku regulamin w §29 odsyła do ustawy o „Ochronie Danych Osobowych” w kontekście przetwarzania i przechowywania danych stron, a zwrot „poufność” nie występuje nawet w regulaminie.

Jakie kroki muszę zrealizować w celu rozwiązania sporu przed sądem arbitrażowym zgodnie z KPC?

KROK 1 – zapis na sąd arbitrażowy.

W celu skierowania sprawy pod sąd polubowny niezbędny jest odpowiedni zapis. Może on przybrać postać odrębnej umowy lub zostać zapisany w formie tzw. klauzuli arbitrażowej w innej umowie łączącej strony.

Polski ustawodawca wymaga, aby zapis na sąd polubowny zawsze był w formie pisemnej. Jednakże artykuł 1162 § 2 stanowi, iż ,,Wymaganie dotyczące formy zapisu jest spełnione także wtedy, gdy zapis zamieszczony został w wymienionych między stronami pismach lub oświadczeniach złożonych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, które pozwalają utrwalić ich treść”.

Jedną z podstawowych zasad charakteryzujących arbitraż międzynarodowy, jak i polski jest to, że zapis na sąd polubowny ma charakter autonomiczny, co oznacza, iż wygaśnięcie lub stwierdzenie umowy podstawowej, w której zawarty był ten zapis, nie spowoduje wygaśnięcia czy nieważności samego zapisu. Stanowi o tym art. 1180 § 1 zd. 2 KPC. Przeważnie sądy arbitrażowe podają wzór odpowiedniego zapisu na swoich stronach Internetowych.

KROK 2 – zdolność arbitrażowa.

Została ona zdefiniowana w KPC jako dopuszczalność poddania danego sporu do rozstrzygnięcia w drodze postępowania polubownego. Istnienie zdolności arbitrażowej implikuje wystąpienie zapisu na sąd polubowny.

Do zakresu spraw mogących zostać poddanych arbitrażowi zalicza się ,,wszelkie spory o prawa majątkowe lub spory o prawa niemajątkowe – mogące być przedmiotem ugody sądowej, z wyjątkiem spraw o alimenty.” (art. 1157 KPC).  

Należy podkreślić, że jeżeli pozwany lub uczestnik postępowania podnieśli zarzut zapisu na sąd polubowny przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy, sąd powszechny odrzuci pozew lub wniosek (art. 1165 KPC).

KROK 3 – treść zapisu.

Na treść zapisu składają się: przedmiot sporu oraz wskazanie stosunku prawnego, z którego spór wyniknął, lub może w przyszłości wyniknąć jako elementy obowiązkowe, a także liczbę arbitrów, kwalifikacje arbitrów, zasad postępowania, miejsca postępowania, języka, w jakim będzie prowadzone postępowanie.

Jak było już wcześniej wskazane, każdy z tych elementów jest doprecyzowywany w regulaminach sądów arbitrażowych lub dookreślony przez strony w zapisie. W przypadku zdecydowania się na jeden z regulaminów stałych sądów polubownych należy niekiedy doprecyzować w zapisie na przykład ilość arbitrów lub język. W przeciwnym przypadku sąd zgodnie z regulaminem wybierze domyślny wedle regulaminu sposób określania tych elementów.

O ile kwestia wyboru arbitrów jest bardzo urozmaicona, o tyle również domyślna ilość arbitrów jest różnie opisana w regulaminach stałych sądów polubownych. Kwestia ta jest istotna z punktu widzenia ekonomiczności podjęcia decyzji o arbitrażu – niekiedy jeden arbiter, będzie bardziej opłacalny szczególnie przy sporach na niewielkie sumy. Najlepszym rozwiązaniem jest określenie pewnej granicy dotyczącej wartości sporu, przy której jest jeden arbiter lub trzech.   

KROK 4 – wybór arbitra lub arbitrów.

Arbitrem może być każda osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Arbiter nie musi mieć polskiego obywatelstwa. Nie może być nim jednak sędzia zawodowy, chyba że jest on w stanie spoczynku (art. 1170 KPC).  

Dodatkowo regulaminy sądów polubownych zawężają swoimi postanowieniami wybór arbitrów publikując swoje listy arbitrów ze wskazanymi imionami i nazwiskami osób, z których usług strony sporu mogą korzystać.

Co do zasady strony ustalają wspomnianą liczbę arbitrów, oraz sposób ich powoływania oraz odwoływania czy wyłączenia – te elementy mogą być różnorako rozbudowywane w regulaminach sądów arbitrażowych.

W przypadku braku postanowień stron w tym zakresie zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy KPC. W doktrynie podkreśla się, iż bardzo często strony sporządzają swoistą umowę cywilnoprawną z arbitrem lub arbitrami określaną jako receptum arbitrii.

Nie jest wymagana jakkolwiek określona forma dla zawarcia tej umowy, strony uzgadniają w niej razem z arbitrem wysokość wynagrodzenia i zasad, natomiast arbiter zobowiązuje się do prowadzenia postępowania w taki sposób, aby możliwe było zakończenie sporu i wydanie wyroku.  

KROK 5 – przepisy dotyczące arbitrażu, czyli kwestie związane z zasadami postępowania.

Przepisy KPC pozostawiają woli stron. W przypadku, gdy strony nie określą zasad, sąd polubowny może prowadzić postępowanie w sposób, jaki sam uzna za właściwy. Niemniej jednak sąd polubowny zawsze musi się kierować zasadą równości stron, ponieważ jest to najważniejsza, naczelna zasada samego postępowania.

Obejmuje ona prawo do wysłuchania każdej ze stron i równe środki dowodowe; powinny jej przestrzegać nie tylko strony, ale również i arbitrzy; nieprzestrzeganie tej zasady może skutkować uchyleniem wyroku z odmową stwierdzenia jego wykonalności ze względu na sprzeczność z zasadami porządku publicznego.

Inną zasadą jest dyspozycyjność – dotyczy ona niczym nieskrępowanych uprawnień stron do dokonywania czynności procesowych oraz materialnych (np. wytoczenie powództwa) – sąd nie może jednak wychodzić poza granice wyznaczone w pozwie, a rozpoznanie sporu sprowadza się do przedmiotu poddanego pod zapis.

Z kolei zasada kontradyktoryjności jest uprawnieniem do dołączenia przez strony tych rodzajów dowodów, które uznają za słuszne na potwierdzenie zaistniałych faktów. Sąd nie może brać tych faktów, które nie zostały przez strony przedstawione, a jego obowiązkiem jest umożliwienie wypowiedzenia się drugiej strony co do twierdzeń złożonych przez stronę przeciwną.

Interesujące jest uwzględnienie w KPC zasady poufności. Wedle niej nie jest możliwe rozpoznawanie sporu w postaci jawnej rozprawy lub posiedzenia. Dyskusyjnym problemem złamania tej zasady jest podawanie do publicznej wiadomości również wyroków, wraz z uzasadnieniem przez różne sądy arbitrażowe, na ich stronach internetowych lub wykorzystywaniu tych tez, lub uzasadnień dla potrzeb edukacyjnych poprzez udostępnianie ich mediom, lub wykorzystywaniu w pracach naukowych.

Jak wcześniej było wykazane – regulaminy różnie dookreślają kwestie poufności. Ostatnią zasadą jest zasada jednoinstancyjności lub dwuinstancyjności. Ogólnie postępowanie jest jednoinstancyjne, jednak KPC umożliwia wprowadzenie drugiej instancji przez same strony.  

KROK 6 – postępowanie.

Wpływają na nie już wcześniej omówione elementy, takie jak miejsce oraz język. Istotne jest też wezwanie na arbitraż. W przypadku barku odmiennej decyzji stron postępowanie wszczyna się w dniu, w którym zostało doręczone pismo z żądaniem rozpoznania sprawy przed sadem polubownym.

Powinno ono zawierać strony, przedmiot sporu, zapis na sąd polubowny, wyznaczenie arbitra przez strony. Nie musi jednak ono dokładnie wskazywać żądanego roszczenia ani uzasadnienia, wystarczy, aby określenie spornego stosunku prawnego było przez stronę czytelne.

Właściwe postępowanie jest z kolei wszczynane poprzez złożenie pozwu przez stronę. Przy czym druga strona może złożyć odpowiedź na pozew. Do obydwu pism strony mogą załączyć stosowne dokumenty, a ponadto pozew może być rozszerzany lub zmieniany w trakcie postępowania polubownego, chyba że nie wyrazi na to zgody sąd arbitrażowy.

Rozprawa natomiast ma miejsce w przypadku, gdy strony o tym zdecydują lub w przypadku braku takiego postanowienia, jeżeli sąd arbitrażowy uzna wyznaczenie rozprawy za niezbędne do przeprowadzenia twierdzeń i dowodów stron.

W takim przypadku dojdzie do postępowania dowodowego. Do katalogu środków dowodowych należą: przesłuchanie świadków, dowód z dokumentu, oględziny oraz inne dowody, które sąd uzna za niezbędne.

Zabronione jest natomiast stosowanie środków przymusu przez sąd w celu uzyskania dowodów, jakkolwiek możliwe już jest powołanie biegłego przez sąd lub na wniosek strony. W arbitrażu mamy też do czynienia z postępowaniem samoistnym o pomocniczym charakterze. Jest nim zabezpieczenie roszczeń dochodzonych przed sądem polubownym. Procedura ta może zostać przeprowadzona przez sąd polubowny, zgodnie z art. 1181 KPC lub przez sąd powszechny na mocy art. 1165 KPC.

KROK 7 – wyrok.

Rozstrzygnięcie powinno być wydane na piśmie i podpisane przez arbitrów. W swej treści wyrok powinien zawierać: powołanie zapisu na sąd polubowny będącego podstawą toczącego się sporu, oznaczenie stron i arbitrów, podanie motywów rozstrzygnięcia, datę i miejsce jego wydania. Jednakże w kilku sytuacjach sąd polubowny może wydać postanowienie o umorzeniu postępowania:

  • gdy powód nie wniesie pozwu zgodnie z art. 1188 KPC,
  • gdy strony zawarły ugodę przed sądem polubownym zgodnie z art. 1196 KPC.

Na podstawie przepisów art. 1200-1202 wyrok sądu polubownego może podlegać również rektyfikacji tj. uzupełnieniu lub sprostowaniu pewnych elementów.