Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemów IT bez analizy przedwdrożeniowej

6 najczęstszych błędów firm pomijających analizę przedwdrożeniową

Według Journal of Business and Technology, nawet 60–70% wdrożeń ERP kończy się niepowodzeniem, a wiele z nich ponosi porażkę nie w chwili uruchomienia systemu, lecz znacznie później – w wyniku braku adaptacji, błędnych założeń lub oporu zespołu. Ten artykuł odsłoni kulisy najczęstszych błędów przy wdrażaniu systemów bez analizy przedwdrożeniowej.

1. Automatyzacja złych procesów = większy chaos

— Pierwszą zasadą każdej technologii stosowanej w firmie jest to, że automatyzacja zastosowana do wydajnej operacji zwiększy jej wydajność. Drugą zasadą jest to, że automatyzacja zastosowana do nieefektywnej operacji zwiększy jej nieefektywność. – Bill Gates.

Na tym cytacie opiera się cała istota analizy przedwdrożeniowej. Technologia sama w sobie nie rozwiązuje problemów. Źle wykorzystana może je wręcz powielać i wzmacniać. Jeśli więc cyfryzacji poddaje się nieprzejrzyste, nieoptymalne procesy, to nie tylko nie osiągnie się efektów, ale jeszcze głębiej zakorzeni błędy w strukturze organizacyjnej.

Wiele firm – skuszonych wizją szybkich rezultatów – pomija kluczowy etap oceny stanu obecnego (AS-IS) i projektowania stanu docelowego (TO-BE). Zamiast świadomego przejścia przez transformację, wpadają w pułapkę wdrożenia systemu, który nie odpowiada na rzeczywiste potrzeby zespołu i klientów.

Skutek? Narzędzia, które miały przyspieszać działanie, zaczynają je komplikować. Zamiast ROI – pojawiają się opóźnienia, opór zespołu i konieczność kosztownych modyfikacji tuż po wdrożeniu.

Firma FlowDog, polski dostawca usług IT i zaufany partner technologiczny w obszarze cyfryzacji, automatyzacji oraz optymalizacji procesów biznesowych, pomaga firmom uniknąć pułapki źle zaprojektowanej transformacji. Dzięki precyzyjnej analizie przedwdrożeniowej zespół ekspertów przeprowadza kompleksowy audyt procesów, identyfikuje luki, wąskie gardła i punkty krytyczne – zanim jeszcze cokolwiek zostanie zakodowane. W ten sposób technologia zaczyna pracować dla firmy – a nie przeciwko niej.

2. Niedoszacowany harmonogram i brak value plateaus

Firmy często planują wdrożenie „na skróty” – bez analizy zależności między procesami, bez testów obciążeniowych i bez realnego modelu zasobowego. Błąd? Kosztowny. Z danych BCG wynika, że 61% projektów kończy się fiaskiem przez brak szczegółowego planu i harmonogramu.

Analiza przedwdrożeniowa umożliwia zdefiniowanie tzw. value plateaus – realnych etapów, w których można mierzyć pierwsze efekty i weryfikować kierunek działań. Zamiast jednego dużego „go-live”, transformacja przebiega etapami – bezpiecznie i efektywnie.

3. Chaos architektoniczny – brak wizji końcowego ekosystemu IT

System, który nie integruje się z innymi narzędziami, staje się cyfrową wyspą – oderwaną od całości procesów, trudną do zarządzania i kosztowną w utrzymaniu. Brak integracji oznacza konieczność ręcznego przenoszenia danych, większą podatność na błędy i utratę wartości, którą niesie automatyzacja i spójność informacji w całym ekosystemie IT.

Jak rozpoznać chaos architektoniczny?

Załóżmy, żefirma wdraża system obiegu dokumentów, zakładając, że wystarczy podstawowa konfiguracja i szablonowy przepływ pracy. Jednak analiza wykazała, że aż 40% dokumentów generowanych i przetwarzanych w procesach pochodziło z rozproszonych źródeł – m.in. poczty e-mail, plików Excel i zewnętrznych formularzy webowych. Co więcej, część danych z tych dokumentów musiała trafiać do ERP, ale nie przewidziano żadnej integracji. Projekt byłby nie tylko nieefektywny, ale wręcz groźny – wprowadzałby podwójne zasysanie danych, chaos w kontrolowaniu wersji dokumentów i brak audytowalności.

W takich sytuacjach FlowDog, jako technologiczny partner organizacji, nie tylko analizuje potrzeby, ale też projektuje docelowy ekosystem IT. Tworzy kompleksową mapę systemów, kanałów danych, punktów integracji i wymiany informacji. Dzięki temu narzędzia zaczynają pracować jako spójny organizm, a nie przypadkowo zestawione klocki. To fundament efektywnej i skalowalnej transformacji cyfrowej.

4. Bezpieczeństwo i zgodność – ryzyko nie do przeoczenia

W dobie RODO i rosnących zagrożeń cybernetycznych, wdrożenie systemu bez analizy ryzyk prawnych i operacyjnych może zakończyć się kosztownymi incydentami. Wielu firmom wydaje się, że trafienie na czarną listę Urzędu Ochrony Danych Osobowy ich nie dotyczy.

Nic bardziej mylnego. Wystarczy wejść na stronę https://orzeczenia.uodo.gov.pl/search by przekonać się, jak dziś długa jest lista kar za łamanie przepisów RODO. Znajdują się na niej nie tylko największe firmy działające w Polsce, ale również średni i mali przedsiębiorcy. W Polsce, od momentu wejścia w życie przepisów RODO, na polskie firmy nałożono 88 kar na łączną kwotę ponad 12 milionów euro – często za błędy, których można było uniknąć na etapie projektowania systemu.

FlowDog, jako partner technologiczny firm B2B, już na etapie analizy przedwdrożeniowej uwzględnia aspekt compliance oraz zasady Privacy by Design i Privacy by Default. Eksperci sprawdzają, czy planowany system będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami prawa, weryfikują ryzyka związane z retencją danych, dostępem użytkowników, integracjami z zewnętrznymi narzędziami i bezpieczeństwem infrastruktury.

5. Opór zespołu – gdy nikt nie czuje się współautorem

Transformacja cyfrowa to nie tylko projekt technologiczny, ale przede wszystkim proces zmiany organizacyjnej. Jednym z częstszych powodów niepowodzeń wdrożeń jest pominięcie głosu pracowników, którzy na co dzień będą korzystać z systemu. Jeśli użytkownicy końcowi nie czują się zaangażowani w proces wyboru i tworzenia rozwiązań, pojawia się opór, spadek motywacji i niska adopcja nowego narzędzia.

Dlatego dobrzy dostawcy usług IT prowadzą rozmowy nie tylko z kadrą zarządzającą, ale również z tzw. cichymi użytkownikami. Choć formalnie nie decydują onio wdrożeniu, są jego realnymi odbiorcami. Poprzez warsztaty, wywiady i analizę potrzeb operacyjnych, możliwe jest zebranie perspektyw z różnych poziomów organizacji i wspólne zbudowanie fundamentu zmian.

Takie podejście przekłada się nie tylko na większą akceptację systemu, ale także na jego lepsze dopasowanie do rzeczywistych procesów. W efekcie wdrożenie nie jest odbierane jako narzucona rewolucja, lecz jako naturalna ewolucja codziennej pracy, w której zespół ma swój udział.

6. Customer Experience – niedoszacowane ofiary złego wdrożenia

Niewydolny system IT nie kończy się na problemach operacyjnych – jego echo słychać w jakości obsługi, szybkości reakcji i dostępności usług. Błędy w e-formularzach, brak integracji z CRM czy niespójne dane w portalu klienckim mogą nie tylko irytować użytkownika, ale realnie wpłynąć na decyzję o dalszej współpracy.

Z perspektywy CX, jednym z najczęściej popełnianych błędów jest projektowanie rozwiązań bez uwzględnienia pełnej Customer Journey. Jeśli analiza przedwdrożeniowa nie uwzględni punktów styku z klientem – takich jak formularze kontaktowe, statusy reklamacji, płatności online – łatwo stworzyć system, który rozwiązuje problemy operacyjne, ale jednocześnie psuje doświadczenie użytkownika.

Doświadczeni partnerzy technologiczni potrafią zidentyfikować te obszary na wczesnym etapie. W ramach dobrze przeprowadzonej analizy bada się m.in. intuicyjność interfejsów, wydajność kluczowych scenariuszy użytkownika oraz wpływ nowych rozwiązań na satysfakcję klienta. Tylko wtedy możliwe jest wdrożenie, które nie tylko usprawnia firmę od środka, ale także buduje jej przewagę konkurencyjną na zewnątrz – poprzez pozytywne, spójne i nowoczesne doświadczenie klienta.

FlowDog – ekspert od mądrych początków transformacji

FlowDog to polski partner technologiczny i dostawca usług IT, specjalizujący się w transformacji cyfrowej opartej na twardych danych. Firma łączy podejście analityczne z głębokim zrozumieniem realiów organizacyjnych – dzięki czemu dostarcza rozwiązania dopasowane nie tylko technologicznie, ale i strategicznie. Jej wyróżnikiem jest holistyczna analiza przedwdrożeniowa, która stanowi pierwszy i kluczowy etap każdego projektu.

Co obejmuje analiza przedwdrożeniowa FlowDog?

• Audyt narzędzi i procesów – by zrozumieć, co naprawdę działa, a co wymaga zmian.
• Wywiady z użytkownikami i liderami – by uchwycić pełny obraz potrzeb i oczekiwań.
• Mapowanie procesów AS-IS i projektowanie TO-BE – by precyzyjnie zaplanować ścieżkę transformacji.
• Roadmapę technologiczną i rekomendacje – by decyzje opierały się na faktach, a nie przeczuciach.

Współpraca z FlowDog to partnerstwo oparte na zaufaniu, eksperckiej wiedzy i wspólnym celu – skutecznej cyfryzacji bez kosztownych pomyłek. Firma pomaga unikać pułapek wdrożeniowych, projektuje rozwiązania skalowalne i dba o to, by cyfrowe narzędzia wspierały realne procesy biznesowe.

Transformacja cyfrowa nie zaczyna się w chwili instalacji systemu. Zaczyna się dużo wcześniej – od zadania sobie właściwych pytań: Czy wiemy, czego naprawdę potrzebujemy? Czy nasze procesy są gotowe na automatyzację? Czy zdajemy sobie sprawę z ryzyk i wyzwań?

Firmy, które lekceważą etap analizy przedwdrożeniowej, płacą za to podwójnie. Najpierw budżetem, następnie frustracją zespołu i na końcu rozczarowaniem własnych klientów. Tymczasem dobra analiza to realny zwrot z inwestycji i pełne wykorzystanie potencjału technologii.