Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Czujesz, że obieg dokumentów w Twojej firmie wymaga uporządkowania? Zastanawiasz się, jak go usprawnić? Zastanówmy się najpierw, z czego mogą wynikać Twoje problemy, a potem – jak je rozwiązać.

Jak wygląda obieg dokumentów w Twojej firmie?

Niniejszy artykuł czytasz prawdopodobnie z jednego z dwóch powodów.

W Twoim przedsiębiorstwie funkcjonuje (lub przeważa) tradycyjny obieg dokumentów. Praca z papierowymi dokumentami bywa żmudna, czasochłonna i chaotyczna. Czujesz, że najwyższy czas ją usprawnić. I zastanawiasz się, jak to zrobić.

Albo może być tak, że Twoja firma wykorzystuje już oprogramowanie workflow, ale jest ono albo przestarzałe, albo (w miarę rozwoju biznesu) przestało zaspokajać potrzeby biznesowe Twojej firmy.

Istnieje jeszcze trzeci wariant: robisz to z ciekawości. Sądzisz, że Twój obieg dokumentów w firmie funkcjonuje sprawnie i nie wymaga zmian. Zastanawiasz się jednak, czy nie mógłby działać efektywniej. Zatem być może zmiany są Ci jednak potrzebne.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Zastanówmy się teraz, jak rozwiązać powyższe kwestie.

Jeśli w Twojej firmie nie wdrożono jeszcze żadnych rozwiązań IT do optymalizacji przepływu pracy,  to diagnoza jest dość prosta: czas zastanowić się nad tym, czy to nie odpowiedni moment na taką decyzję.

Natomiast jeśli już korzystasz z systemu EOD, ale nie spełnia on  potrzeb Twojej firmy, to może być to warunkowane kilkoma czynnikami.

Pierwszym z nich jest niewłaściwy dobór oprogramowania. To częsty problem w przypadku tzw. rozwiązań pudełkowych, oferujących gotowe schematy postępowania. Problemy w przypadku takich systemów zaczynają się w momencie, gdy w firmie przybywa zadań, a ich obsługa wymaga tworzenia nowych procesów lub przekształcenia już istniejących.

Warto pamiętać, że system elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinien rozwijać się wraz z nią.

Innymi czynnikami mogą być np. utrudniona integracja z systemami zewnętrznymi, trudności z przetwarzaniem dużej liczby dokumentów czy skomplikowany interfejs utrudniający pracę. Jeśli napotykasz te lub podobne problemy, to prawdopodobnie przyszedł czas na zmianę systemu.

Jaki powinien być dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów? 

System powinien być przede wszystkim elastyczny. Rozwiązanie musi ewoluować razem z przedsiębiorstwem i pozwalać na natychmiastową rekonfigurację, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Wśród kolejnych istotnych cech warto wyróżnić:

• prostą i intuicyjną obsługę,
• funkcjonalności automatyzujące i/lub znacząco przyspieszającej obieg dokumentów (np. technologia OCR),
• możliwość integracji z innymi systemami,
• możliwość procesowania dużej ilości dokumentów.

Warto zwrócić uwagę na platformy umożliwiające wprowadzanie zmiany w obiegach w czasie rzeczywistym.. Taka funkcja pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, daje również pewność, że niezależnie od tego, jak zmieni się Twoja firma – wybrany system będzie zmieniał się razem z nią i wspierał ją na każdym etapie.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów to dziś standard w każdej firmie, której zależy na rozwoju oraz szybkim i sprawnym działaniu. Tylko w ten sposób organizacja może budować swoją konkurencyjność.